Бюджетні установи здійснюють достатньо специфічну діяльність, пов’язану з задоволенням потреб суспільства у послугах соціально-культурного характеру. Однією з важливих передумов високоякісного та своєчасного виконання цього завдання, покладеного державою на бюджетні установи є забезпечення їх засобами та предметами праці, які в своїй сукупності становлять активи бюджетних установ.

Активи бюджетних установ класифікують за наступними ознаками:

• за галузевою належністю: закладів охорони здоров’я; закладів освіти; закладів науки; закладів культури; закладів фізичної культури і спорту; закладів силових структур; закладів державного управління;

• за функціональним призначенням: основні; допоміжні;

• за ступенем використання: діючі; недіючі; ті, що перебувають у запасі;

• за належністю: власні; орендовані;

• за матеріально-речовою формою: матеріальні; нематеріальні.

Загалом, активи бюджетної установи характеризують її господарські засоби за складом і розміщенням. Серед них виділяють: необоротні активи; оборотні активи.

Необоротні активи бюджетних установ це – сукупність матеріально-речових і нематеріальних цінностей та об’єктів, які належать установі, забезпечують її функціонування, і мають очікуваний термін корисної дії чи експлуатації понад рік.

Оборотні активи – засоби, призначені для невиробничого споживання або використання у процесі господарської діяльності протягом не більш як одного року.

Питання бухгалтерського облік нематеріальних активів в бюджетних установах регулюється такими основними нормативними документами як: Законом України “Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні” від 16.07.1999 р. № 996; Інструкцією з обліку основних засобів та інших нематеріальних активів бюджетних установ. Наказ Державного казначейства України від 17.07.2000 № 64; Інструкцій з обліку запасів бюджетних установ: Наказ Державного казначейства України від 08.12.2000 № 125 та інші.

Облік необоротних активів ведеться на рахунках 1 класу Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ: 10 «Основні засоби»; 11 «Інші необоротні матеріальні активи»; 12 «Нематеріальні активи»; 14 «Незавершене капітальне будівництво».

Облік оборотних активів ведеться на рахунках 2 та 3 класів Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ:

20 «Виробничі запаси»; 21 «Тварини на вирощуванні та відгодівлі»; 22 Малоцінні та швидкозношувані предмети»; 23 «Матеріали і продукти харчування»; 24 «Готова продукція»; 25 «Продукція сільськогосподарського виробництва».

30 «Каса»;31 «Рахунки в банках»; 32 «Рахунки в казначействі»; 33 «Інші кошти»; 34 «Короткострокові векселі отримані»; 35 «Розрахунки з покупцями та замовниками»; 36 «Розрахунки з різними дебіторами.

Визнання активів в бухгалтерському обліку пов’язане з визначенням їх вартості, тобто оцінкою. Вартість, за якою необоротні активи відображаються в обліку за національним законодавством поділяють на: первісну; балансову (залишкову); відновлювальну.

Структура кодування рахунків полягає в наступному:

• синтетичним рахункам присвоєно двоцифрові коди, в яких перша цифра – номер класу, друга – порядковий номер рахунка в даному класі;

• синтетичні рахунки поділяються на субрахунки 1 рівня. Код субрахунка трицифровий і складається з коду синтетичного рахунка й порядкового номера ;

• аналітичний облік необоротних активів ведеться шляхом присвоєння їм інвентарних або номенклатурних номерів;

• формування інвентарних номерів організується додаванням до структури кодування синтетичного рахунку з трьох знаків ще п’яти знаків, з яких: четвертий — підгрупа, останні чотири знаки — порядковий номер предмета в підгрупі;

• формування номенклатурних номерів організується додаванням до структури кодування синтетичного рахунку з трьох знаків ще чотирьох знаків, з яких четвертий — підгрупа, три останні знаки — порядковий номер предмета в підгрупі.;

• аналітичний облік запасів організується відкриттям аналітичних рахунків за кожним найменуванням (ґатунком) запасів;

• аналітичний облік коштів організується шляхом структури кодування аналітичних рахунків, відкритих на ім’я бюджетної установи в органах ДКУ або установах банків в залежності від кількості рахунків;

• аналітичний облік розрахунків ведеться в розрізі кожного дебітора.

Для обліку активів бюджетних установ використовують такі документи як: акти прийняття і передавання, рахунки-фактури, накладні, меморіальні ордери, інвентарні картки, оборотні відомості, Книга «Журнал-Головна» та інші.

Формування інформації для складання звітності бюджетної установи досягається шляхом: реєстрації інформації в специфічних облікових регістрах аналітичного обліку; узагальнення інформації в специфічних облікових регістрах синтетичного обліку.

Згідно з Наказом від 09.01.2007 №1 Про затвердження Порядку складання річних фінансових звітів за 2006 рік установами та організаціями, які отримують кошти державного або місцевих бюджетів, для відображення активів бюджетних установах у фінансовій звітності необхідно застосувати такі форми, а саме: у ф. № 1 «Баланс» у розділі «Необоротні активи» за ряд. 122 «Первісна вартість»; “Звіт про рух необоротних активів” (форма №5); “Звіт про рух матеріалів і продуктів харчування” (форма №6); “Звіт про заборгованість бюджетних установ” (форма №7д, №7м).